[科普中国]-电子管理系统

电子管理系统的概念

电子管理系统(electronic management system)，是一个由人、计算机及其他外围设备等组成的能进行信息的收集、传递、存贮、加工、维护和使用的系统。1

简介它是一门新兴的科学，其主要任务是最大限度的利用现代计算机及网络通讯技术加强企业的信息管理，通过对企业拥有的人力、物力、财力、设备、技术等资源的调查了解，建立正确的数据，加工处理并编制成各种信息资料及时提供给管理人员，以便进行正确的决策，不断提高企业的管理水平和经济效益。目前，企业的计算机网络己成为企业进行技术改造及提高企业管理水平的重要手段。

随着我国与世界信息高速公路的接轨，企业通过计算机网络获得信息必将为企业带来巨大的经济效益和社会效益，企业的办公及管理都将朝着高效、快速、无纸化的方向发展。管理信息系统通常用于系统决策，例如，可以利用管理信息系统找出目前迫切需要解决的问题，并将信息及时反馈给上层管理人员，使他们了解当前工作发展的进展或不足。换句话说，电子管理信息系统的最终目的是使管理人员及时了解公司现状，把握将来的发展路径。

包括一个完整的电子管理信息系统应包括:辅助决策系统(DSS)、工业控制系统(CCS)、办公自动化系统(OA)以及数据库、模型库、方法库、知识库和与上级机关及外界交换信息的接口。其中，特别是办公自动化系统(OA )、与上级机关及外界交换信息等都离不开Intranet(企业内部网)的应用。可以这样说，现代企业管理信息系统不能没有Intranet。

但Intranet的建立又必须依赖于MIS的体系结构和软硬件环境。

传统电子管理系统传统的电子管理系统的核心是CS (Client/Server—客户端/服务器)架构，而基于Internet的管理信息系统的核心是BS CBrowser/Server—浏览器/服务器)架构。BS架构比起CS架构有着很大的优越性，传统的MIS系统依赖于专门的操作环境，这意味着操作者的活动空间受到极大限制;而BS架构则不需要专门的操作环境，在任何地方，只要能上网，就能够操作管理信息系统，这其中的优劣差别是不言而喻的。

标准完善的电子管理信息系统具有以下四个标准:确定的信息需求、信息的可采集与可加工、可以通过程序为管理人员提供信息、可以对信息进行管理。具有统一规划的数据库是管理信息系统成熟的重要标志，它象征着管理信息系统是软件工程的产物。通过管理信息系统实现信息增值，用数学模型统计分析数据，实现辅助决策。管理信息系统是发展变化的，管理信息系统有生命周期。

管理信息系统的开发必须具有一定的科学管理工作基础。只有在合理的管理体制、完善的规章制度、稳定的生产秩序、科学的管理方法和准确的原始数据的基础上，才能进行管理信息系统的开发。因此，为适应管理信息系统的开发需求，企业管理工作必须逐步完善以下工作:管理工作的程序化，各部门都有相应的作业流程;管理业务的标准化，各部门都有相应的作业规范;报表文件的统一化，固定的内容、周期、格式;数据资料的完善化和代码化。

电子管理系统的开发原则创新原则体现先进性。计算机技术的发展十分迅速，要及时了解新技术，使用新技术，使目标系统较原系统有质的飞跃。

整体原则体现完整性。企业管理可以理解为一个合理的‘闭环’系统。目标系统应当是这个‘闭环’系统的完善。企业完整的实现计算机管理不一定必须在企业的各个方面同时实现，但必须完整的设计系统的各个方面。

不断发展原则体现超前性。为了提高使用率，有效的发挥管理信息系统的作用，应当注意技术的发展和环境的变化。管理信息系统在开发过程中应注重不断发展和超前意识。

经济原则体现实用性。大而全和高精尖并不是成功管理信息系统的衡量标准。事实上许多失败的管理信息系统正是由于盲目追求高新技术而忽视了其实用性。盲目追求完善的管理信息系统而忽视了本单位的技术水平、管理水平和人员素质。

电子管理系统的开发方法结构化系统开发法任何系统都有一个产生、发展、成熟、消亡(更新)的过程，整个过程称为系统的生命周期。信息系统也不例外，它在其使用过程中随着环境的变化，要不断维护、修改，新的目标和要求不断提出，从而要求设计更新系统，用新系统代替老系统。

一、生命周期法的概念

所谓生命周期法就是严格按照系统生命周期的各个过程和步骤去开发系统。生命周期法将信息系统的开发过程划分为系统规划、系统分析、系统设计、系统实施、系统运行与维护等阶段，每个阶段又分成若干个步骤。

(1)系统规划:系统规划阶段的主要任务是对组织的环境、目标、现行系统的状况进行初步调查，根据组织的整体目标和发展战略，确定信息系统的发展战略，明确组织总的信息需求，制定信息系统建设总计划，其中包括确定拟建系统的总体目标、功能、规模及资源需求，并根据需求的轻、重、缓、急及资源和应用环境的约束，把规划的系统建设内容分解成若干开发项目以分期分批进行系统开发。

(2)系统分析:系统分析阶段的主要任务是对现行系统进行详细调查，进行可行性分析，确定新系统的基本目标和逻辑功能要求，提出新系统的逻辑模型。其中的分析包括分析业务流程，分析数据流程，分析功能与数据之间的关系，提出分析处理方式。

(3)系统设计:系统设计阶段的主要任务是根据系统分析提出的逻辑模型，确定新系统的物理模型，即计算机化信息系统应用软件的总体结构和数据库设计，并提出系统配置方案，进行详细设计，主要内容包括代码设计、用户界面设计、处理过程设计等。

(4)系统实施:系统实施阶段是将新系统付诸实施的阶段。这一阶段的任务包括:计算机系统等设备的购置、安装和调试，程序的编写和调试，人员培训，数据文件转换，系统调整与转换等。

(5)系统运行与维护:系统投入运行后，需要评价，并经常进行维护，记录系统运行的情况，按照一定的规格对系统进行必要的修改，评价系统的工作质量和经济效益。

二、生命周期法的主要优点

整个开发过程阶段和步骤清楚，每一阶段和步骤均有明确的成果，这些成果以可行性分析报告、系统分析说明书、系统设计说明书等形式表现出来，并作为下一阶段工作流的依据。在每一阶段和步骤中，整个项目可以划分为许多组成部分，各个部分可各自独立地开展工作，且各部分的工作必须按要求到达各阶段或步骤的终点，这有利于整个项目的管理与控制。

三、生命周期法的主要缺点

(1)难以准确定义用户需求。系统的开发过程是一个线性发展的“瀑布模型”，各阶段须严格按顺序进行，并以各阶段提供的文档的正确性和完整性来保证最终应用软件产品的质量，这在许多情况下是难以做到的。用户在初始阶段提出的要求往往不全面也不明确，而在设计过程中，用户可能感到最初的目标达不到要求，需要修改，这给开发工作不仅带来较大的工作量，而且使开发工作存在较大的难度。

(2)开发周期长，难以适应环境变化。对于一个比较大的系统，开发工作可能需要2~3年，在此期间，用户的要求会越来越高，环境的变化可能使原提出的配置、设计要重新考虑。

(3)系统开发成本高，效率低。系统开发的各个阶段的工作从系统分析、系统设计到系统实施，绝大部分靠人工完成。

原型法一、原型法的基本思想

原型法是1977年开始提出的，它试图改进生命周期法的缺点，它不要求像生命周期法那样对原系统进行深入全面的调查和分析。其基本思想是:开发者和用户在系统的重要需求上取得一致意见后，由开发者在短期内开发出一个功能不十分完善、实验性的、简易的应用管理软件的基本框架(成为原型)，先运行整个原型，再不断修改、改进、扩展原型，使之逐步完善，直至形成一个相对稳定的系统，如图所示。

二、原型法的主要优点

(1)原型法的开发过程是一个循环往复的反馈过程，符合用户对计算机应用认识逐步发展、螺旋式上升的规律。开始时，用户和设计者对于系统的功能要求的认识是不完整的、粗糙的。通过建立原型、评价原型、修改原型的循环过程，设计者以原型为媒介，及时取得来自用户的反馈信息，不断发现问题，反复修改，完善系统，确保用户要求得到较好满足。

(2)原型法很具体，使用户能很快接触和使用系统，容易为不熟悉计算机应用的用户所接受，可提高用户参与系统开发的积极性。

(3)原型法开发周期短，使用灵活，对于管理体制和组织结构不稳定、有变化的系统比较适合。

三、原型法的局限性

(1)对于一个大型的系统，如果不经过系统分析来进行整体性划分，想要直接用屏幕来一个一个的模拟是很困难的。

(2)对于大量运算的、逻辑性较强的程序模块，原型法很难构造出模型来供人评价。

(3)对于原基础管理不善、信息处理过程混乱的问题，使用有一定的困难。首先是由于工作过程不清，构造原型有一定困难;其次是由于基础管理不好，没有科学合理方法可依，系统开发容易走人机械地模拟原来手工系统的误区。

面向对象法面向对象的方法是从20世纪80年代各种面向对象的程序设计逐步发展而来的。采用面向对象方法的目的是提高软件系统的可重用性、扩充性和可维护性，使软件系统向通用性发展。

一、面向对象方法的基本思想

(1)客观世界中的任何事物都是对象。对象是数据与操作的封装通信单位，它具有静态特征和动态特征。静态特征即可以用某种数据来描述的特征，动态特征即对象所表现的行为或对象所具有的功能。对象作为一个整体，对外不必公开这些属性与操作，即对象的封装性。

(2)对象之间有抽象与具体、一般与特殊、整体与部分等几种关系，这些关系构成对象的结构。

(3)把一组具有相同结构、操作和约束条件的对象称为“类”。对象由类说明和类实现两部分组成。类说明统一描述对象类的结构、应遵守的约束规则以及执行的操作，以便用户了解对象类的具体作用与功能;类实现则由开发人员掌握，用户不必了解。一个类的上层可以有超类，下层可以有子类，一个类可以有多个超类，也可以有多个子类，超类是下层子类的概括，子类可以继承超类的属性、操作和约束规则，这就是类的继承性。

(4)对象之间可以互送消息。消息就是向对象发出的服务请求，它应该含有提供服务的对象标识、服务标识、输入信息和回答信息。消息的接收者是提供服务的对象，通过消息进行对象之间的通信。

二、面向对象法的开发过程

(1)系统调查和需求分析

本阶段为生命周期法中的需求分析阶段，即对系统将要面临的问题以及用户对系统开发的需求进行调查研究，确定系统开发的目标和任务，弄清问题是什么。

(2)分析问题和求解问题

本阶段为面向对象的系统分析，即从问题域中抽象地识别出对象以及其行为、结构、属性、方法等。

(3)整理问题

本阶段为面向对象的系统设计，即对分析的结果作进一步的抽象、归类、整理，并最终以范式的形式将它们确定下来。

(4)程序实现

本阶段为面向对象的程序设计，即用面向对象的程序设计语言将设计整理的范式直接映射为应用程序软件，并调试之。

计算机辅助软件工程计算机辅助软件工程(CASE)是实现系统开发工作的基于计算机的自动化，提高系统开发效率与质量的重要途径。如果严格地从认知方法论的角度来看， CASE技术是一种辅助软件开发工具;但从CASE的发展对系统开发过程所支持的程度来看，又不失为一种实用的系统开发方法。

计算机辅助软件工程的主要目标是:使结构化方法可以全面实施，使原型的建立有了高效率的手段，加快系统的开发过程，使系统开发人员的精力集中于开创性工作，通过自动检查提高软件的质量，提高软件的可重用度，简化系统的维护工作。

计算机辅助软件工程的作用可以概括为:能实现一个具有快速响应、专用资源和纠正差错功能的交互式开发环境，对系统的开发和维护过程中的各个环节实现自动化，通过一个有力的图形接口，实现直观的程序设计。

电子档案管理系统基本概念
电子档案管理系统，为企事业单位的档案现代化管理，提供完整的解决方案，电子档案管理系统既可以自成系统，为用户提供完整的电子档案管理和网络查询功能，也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。

《电子档案管理系统》是特力惠电子有限公司2000年最新推出的网络版企业档案管理系统，运行于微软的Windows NT网络环境，支持微软公司的Windows NT4.0、Windows 98等操作系统。

该系统目前广泛应用于国内的一些大型企业，以及众多的大中型设计院。

标准《电子档案管理系统》符合档案管理要求和使用习惯，符合国家计算机光盘档案存储标准，符合国家档案局颁发的档案分类标准。适于建立各类档案的光盘管理系统，如党群工作、行政管理、经营管理、技术管理、生产、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计、干部职工等类的档案。可对档案数据库进行备份，可设定档案密级，可按部门按专业按用户级别检查访问权限。日志库自动记录对档案库的所有检索、调档、增加、删除、修改等操作。

分类表、数据库结构、记录格式、统计项目、报表格式等都可由档案管理员根据企业的实际情况设定。可存储管理和浏览多达200多种存储格式的各类文件资料，例如图纸文件、CAD文件、彩色图像文件、lotusl-2-3表格文件、word格式文件、文本文件等。声音、录像等多媒体文件也可存储于光盘档案中。可将档案存储于光盘中，支持WORM、MO、RW、CDR等光盘，支持多光盘系统和可移动光盘。MS SQL ServerOracle、Sybase 等数据库都可直接连接。采用流行的客户/服务器结构，运行于Windows98/NT网络环境，可与企业网和Internet网相连，并提供WWW方式的浏览服务。

模块功能具有系统设置、权限管理、数据录入、整编组卷、检索利用、借阅、销毁、制作标准光盘、统计报表、数据转换十大模块。可在网络环境下实时浏览检索到的档案文件、图像、图形等，还可在权限允许范围内下载档案。可将档案部门现有的档案目录管理系统中的数据直接转入新的企业档案管理系统，可在系统中继续管理上传文件，提供借阅、归还、催还等功能。企业档案管理系统是一套用于企业和工程设计单位的计算机光盘档案管理系统。它不仅可以将各类档案资料压缩存储于光盘之上,而且可以在网络上实现全电子化的档案管理和检索查询，提供实时的浏览和下载利用,将光盘存储、图纸智能化处理与档案管理有机地结合在一起，可使用户真正甩掉纸介质图库。该系统既能管理文书档案，也能管理科技档案及其它档案。

目前，市面上最著名的知识库管理系统还有致得E6协同文档管理系统、炜邦图文档管理软件、德雅文档管理系统、易度文档管理系统。

电子商务管理系统定义在网上进行交易，交易双方在空间上是分离的，为保证交易双方进行等价交换，必须提供相应货物配送手段和支付结算手段。货物配送仍然依赖传统物流渠道，对于支付结算既可以利用传统手段，也可以利用先进的网上支付手段。此外，为保证企业、组织和消费者能够利用数字化沟通渠道，保证交易顺利进行的配送和支付，需要由专门提供这方面服务的中间商参与，即电子商务服务商。

结构电子商务整体结构分为电子商务应用层结构和支持应用实现的基础结构，基础结构包括三个层次和两个支柱。三个层次自下而上分别为网络层、多媒体消息/信息发布层、一般业务服务层，两个支柱分别是技术标准和政策、法规。三个层次之上是各种特定的电子商务应用，可见三个基础层次和两个支柱是电子商务应用的条件。为不失一般性，在此仅对电子商务的基础结构作概括说明。

电子商务系统与ERP系统对接一、背景

随着产业结构的调整，企业信息化的推进，中小企业已经拥有或正逐步建立属于自己的网上商城系统和ERP系统。但目前国内中小企业在电子商务和ERP系统建设中进销存软件仍存在诸多问题，比如商城系统与ERP系统分裂，没有统一规划和设计；两个系统下的采购数据、销售数据和财务数据不能够进行整合，整体数据欠缺一致性和完整性；软件、硬件无法充分共享，造成资源浪费等。

二、电子商务与ERP系统整合的重要性

对于企业来说，电子商务和ERP系统就像战场上的前线与后方，两者关系密切、息息相关。比如，企业内部通过网上商城获取用户订单后，能够立刻将订单信息传递至内部的ERP系统，用以采购、计算、财务、进销存软件等各部门之间组织协调，核算库存、资金和销售。倘若前端商城系统与后台ERP系统脱节，就会导致信息流和数据相对封闭、独立，无法流通、整合，电子商务平台获得的订单信息、市场信息无法传递至后台ERP系统，前后台信息完全脱节。

这样的后果便是企业的信息流、资金流、物流不能够有机统一，数据的一致性、完整性和准确性在进销存软件不能得到保证，中小企业内部之间重复着冗余的工作，不能对用户需求作出迅速及时的响应，工作效率下降、运营成本上升，有百害而无一利。

所以，企业的电子商务网上商城和ERP系统的整合对接迫不及待、不容忽视。

三、电子商务与ERP系统如何整合

进销存软件通过ERP系统与电子商务平台整合对接，可以降低运营成本、提高工作效率，并且对企业整体来说都具有很强的竞争力。可实现网店系统进行商品信息、会员信息、仓库和库存、订单等内容的同步管理，达到统一管理配置、简化用户操作，从而提高工作效率，为企业创造价值的目标。