[科普中国]-电子邮件管理-

定义

电子邮件是Intrnet上使用最广泛的服务之一。全球每天都有几千万人次在收发电子邮件。电子邮件在功能上与普通邮政信件并没有大的区别，它们都是用来帮助人们沟通和传递信息的工具。但是电子邮件与普通邮件的区别在于，电子邮件是在计算机中编写并通过计算机网络发送的。

电子邮件系统不仅可以传递多种信息，费用低，可靠性高，不受时间和地点限制，如文字、图片、声音和程序等，而且速度快，因此，受到用户的广泛欢迎。2

电子邮件管理包括驻留在大型机，小型机和PC局域网上的各中转局，它需要将不同系统同网官网桥及交换设备连接起来。电子邮件管理包括对电子邮件通讯簿、文件夹的管理，以及对用户所接收的邮件进行过滤，以保证邮件及计算机系统的安全性。3电子邮件管理需要有管理员负责目录管理，进行各种技术综合，如扫描，传真，语音及视像邮件等。因此要求电子邮件管理员必须熟悉电子邮件的各种技术，精通互联网标准和协议。1

电子邮件管理系统系统整体框架电子邮件管理系统采用三层分布结构：浏览器—Web 邮件服务器—数据库服务器，该结构的核心部分是邮件服务器，它不仅要负责邮件的接收和发送, 还要对邮件信息进行处理。而Web Server要负责接收远程(或本地)的 HTTP 查询请求，然后根据用户查询条件到数据库服务器获取相关数据，再将结果以 HTM L格式返回给用户。在严格的三层结构中，数据库服务器将扮演所有完成数据操作的角色，包括邮件信息和本系统的用户信息。

功能模块介绍（1）电子邮件服务器模块：主要提供电子邮件服务器支持，确保邮件服务器正常工作，维护邮件日志，并且实现系统需要的功能。

（2）邮件分析和日志分析处理模块：该模块是系统的核心部分，主要负责对邮件系统以及日志信息进行数据挖掘，从中提取有用信息，并同后台数据库服务器进行交互。

（3）数据库服务器模块：提供和日志分析统计模块的接口，日志分析模块可以直接对数据系统进行操作。提供和网络服务模块的接口，实现基于数据库的查询方式，提供给教学管理人员直接通过网络查询管理的界面操作数据库。

（4）Web服务器模块：提供网上查询统计结果功能；方便快捷的打印支持，可以直接生成统计报表；提供账号限制和权限控制，保障系统的安全性。4

电子邮件管理政策早在 20 世纪 90 年代, 欧美国家就开始了对电子邮件管理问题的探讨，但由于人们对电子邮件的文件地位的认识不一，在电子邮件管理政策的内容方面一直没有形成较为统一的标准。

2004 年，英国国家档案馆专门针对各组织制定电子邮件管理政策的需要，开发了《电子邮件管理政策制定标准》来加以指导，填补了邮件管理权威指导标准方面的空白。

制定电子邮件管理政策的根本目的在于促进有效的通讯和交流，并保证在通讯过程中形成的重要证据性邮件能够保存下来，在政策中开宗明义地阐明这一目的，是保证员工理解整个政策的起点和关键。

电子邮件管理政策规范了电子邮件的使用行为，邮箱内混杂的邮件信息，与电子邮件使用的混乱具有不可分割的联系。要正确管理电子邮件，必须首先对使用电子邮件的行为进行规范，在政策中对使用电子邮件的行为提供建议和指导。

（1）选择使用电子邮件的恰当时机

电子邮件通讯具有许多明显的优点，但这并不能说明在所有情况下电子邮件都是最好的通讯方式。所以务必要考虑电子邮件在特定情况下是否是最恰当和最及时的通讯手段，必要时应选择一种优于电子邮件的方式。同时在这部分政策中详细说明那些用来判断是否需要发送电子邮件的主要依据，使大家明白何时使用电子邮件最为恰当，何时使用电子邮件则会适得其反。

（2）电子邮件的误用行为

随意撰写邮件信息、滥发邮件等行为都属于对电子邮件的误用。要减少误用行为，不能单单依靠制定一些训诫性的程序来加以实现，关键是要使大家了解哪些行为属于误用范畴，明白使用电子邮件的具体要求。政策应该对这些内容都进行清楚的阐述。

（3）正确撰写电子邮件

电子邮件的信息内容：对出于保密、隐私等方面的考虑而不适于用电子邮件传递的敏感信息如商业机密等，政策虽然没必要一一列举出来，但仍应该充分说明这些信息的类型和范围。

电子邮件的撰写规则：在用电子邮件接洽公务活动时，应该认识到这些邮件可能成为一项公务决定的惟一证据，所以在电子环境下撰写电子邮件的通讯规则与纸质环境下发送正式公务信函的规则要求是类似的，尤其是有关语法和拼写的规则。政策应该就撰写正式的电子邮件时人们应该遵守的规则或者惯例进行指导。

拟定电子邮件的标题：政策应该鼓励人们在撰写电子邮件时拟定符合邮件主题或者公务性质的标题，这不仅能保证接收者迅速了解邮件内容并做出相应处理，还会对电子邮件的归档、检索利用等活动产生影响。因为无论是利用 ERMS 还是由人工捕获归档邮件时，邮件标题都是非常重要的依据。政策制定者还应该就如何拟定合适的邮件标题给出一些指导和建议。

（4）电子邮件的私人使用

机构建立电子邮件系统，是为了提高工作效率，员工应该尽量避免将组织提供的公务邮箱用于私人活动。在邮件管理政策中，机构有必要使员工明白公务邮件应该主要用作公务目的，对公务邮箱能用于私人用途的尺度进行限制，同时保证尊重员工的个人隐私。5